校園一卡通對高校財務(wù)信息化管理的影響

文章出處：http://psychicreadingswithdeb.com 作者：劉付婷   人氣： 發(fā)表時(shí)間：2011年11月23日

　　近年來(lái)，國內許多高校在數字化校園建設方面做了各種有益嘗試，其中以“校園一卡通”尤為普遍。“校園一卡通”是“數字化校園”建設的切入點(diǎn)，是校園數字化的重要手段與介質(zhì)之一，是促進(jìn)高校財務(wù)管理信息化建設，提高財務(wù)管理水平和管理效益的重要舉措。隨著(zhù)“一卡通”系統在高校管理中優(yōu)越性的顯現，國內許多高校都紛紛投資建設。深圳大學(xué)與銀行聯(lián)手，也研制開(kāi)發(fā)了“校園一卡通”。在校園投入使用不到一年時(shí)間，通過(guò)連接部門(mén)間的各個(gè)終端，將個(gè)人與部門(mén)、部門(mén)與部門(mén)間的現金往來(lái)轉變?yōu)榉乾F金往來(lái)，既節省了收支成本，又實(shí)現了安全高效的資金劃撥，而且對資金安全往來(lái)、統計、對賬、信息共享都具有人工操作無(wú)法比擬的優(yōu)越性。作者結合深圳大學(xué)校園一卡通在數字化校園建設中的應用現狀，分析“一卡通”對高校財務(wù)管理信息化產(chǎn)生的深刻影響，提出目前尚需要注意解決的問(wèn)題及其對策。

　　一、校園一卡通系統的應用

　　校園一卡通信息管理系統是針對學(xué)校的綜合管理而設計開(kāi)發(fā)的。該系統綜合先進(jìn)的IC卡技術(shù)及網(wǎng)絡(luò )通訊技術(shù)，不但滿(mǎn)足了學(xué)校不同管理層次的需要，而且解決了各種規格管理卡的兼容問(wèn)題。一卡通在校園網(wǎng)中起著(zhù)通行橋梁的作用，通過(guò)它與學(xué)校其他管理系統模塊的信息連接，將整個(gè)校園連成一個(gè)數據網(wǎng)，使校園各方面的管理，尤其是財務(wù)管理實(shí)現高度信息化。“校園一卡通”系統有效地將銀行卡金融功能與電子錢(qián)包、身份識別等多種綜合應用功能集于校園卡一身，只要使用校園卡就可實(shí)現就餐、購物、上機、體育、娛樂(lè )、醫療和圖書(shū)借閱、教務(wù)管理、人事管理、自助繳費等，真正體現“一卡在手，走遍校園”。

　　二、校園一卡通系統的主要功能

　　1.消費支付功能。銀行—校園卡，以卡代幣，通過(guò)校園卡內的電子錢(qián)包，持卡人可以在校園內任意一個(gè)與系統聯(lián)網(wǎng)的消費網(wǎng)點(diǎn)以卡結算，實(shí)現數字化、電子化貨幣結算。
　　2.身份識別功能。校園卡表面印有持卡人身份標識，如學(xué)號或職工號、姓名、照片以及所屬單位等，且針對教職工、臨時(shí)工和學(xué)生等不同身份印制各種不同底色的卡片，實(shí)現視覺(jué)身份識別。校園卡的IC芯片和數據庫系統中存有持卡人的身份信息，實(shí)現校園內的電子身份識別，取代了各種證件。
　　3.與其他系統的掛接與捆綁功能。高校管理信息化建設中的各個(gè)系統，如教務(wù)管理系統、學(xué)生學(xué)籍管理系統和圖書(shū)管理系統等，都可以通過(guò)平臺預留的擴展接口與校園一卡通系統聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現信息資源共享，提高管理效率。
　　4.銀行卡、校園卡有機結合。銀行卡與校園卡有機結合，互通轉賬，使校內財務(wù)管理實(shí)現信息化。持卡人可通過(guò)圈存機從銀行卡中將所需金額轉入校園卡內，實(shí)現自助轉賬，也可由學(xué)生同銀行和卡務(wù)中心簽訂協(xié)議，當校園卡上的余額低于一定金額時(shí)，由銀行卡中自動(dòng)將款項劃到校園卡中，實(shí)現約定轉賬。系統支持對計劃經(jīng)費、科研經(jīng)費的管理，還可利用卡收取學(xué)生學(xué)雜費等。通過(guò)建立校內結算中心，可以使各部門(mén)的往來(lái)結算實(shí)現統一管理。

　　三、校園一卡通對高校財務(wù)管理信息化的積極作用

　　學(xué)校的財務(wù)管理涉及全校日?；顒?dòng)的各個(gè)環(huán)節，與廣大教職員工和學(xué)生的切身利益息息相關(guān)，校園一卡通的推廣與使用極大地方便了教職員工和學(xué)生的學(xué)習與生活，減少了他們攜帶各種證件和現金的不便，同時(shí)大大推動(dòng)了高校財務(wù)管理信息化進(jìn)程。

　　校園一卡通對高校財務(wù)管理信息化的積極作用主要體現在：

　　1.加快學(xué)校財務(wù)管理信息化建設，提升了學(xué)校財務(wù)管理水平。高校財務(wù)管理信息化是建設“數字化校園”的必要環(huán)節，其程度的高低是衡量高校財務(wù)管理水平的重要指標。以往由于高校規模大，機構復雜，統計數據來(lái)源渠道多，各部門(mén)統計口徑不一，又無(wú)統一的信息編碼標準，且考慮到財務(wù)信息的安全性和機密性等原因，使財務(wù)信息不能與學(xué)校其他相關(guān)部門(mén)共享交換。而校園一卡通系統是按照教育部《教育管理信息化標準(第一部分)：學(xué)校管理信息標準》設計實(shí)施的，不僅規范信息來(lái)源的格式，提高信息錄入質(zhì)量，而且強大的身份認證系統又為財務(wù)數據的安全提供了有力保障，使財務(wù)信息的相互共享交換成為可能，提高了學(xué)校信息資源的利用率和整合度，加快了學(xué)校財務(wù)管理信息化建設，提升了學(xué)校財務(wù)管理水平。
　　2.加強高校收費管理，規范高校經(jīng)濟秩序。由于傳統的財務(wù)管理模式缺乏支持財務(wù)統管的技術(shù)手段，致使高校在預算外資金的管理不同程度地存在收款不上交、坐收坐支、私自挪用和私設“小金庫”等現象，長(cháng)期困擾著(zhù)高校的財務(wù)管理。校園一卡通系統的應用，使這一難題迎刃而解，校內的有償服務(wù)不再收取現金，而是通過(guò)校園卡的電子支付功能，將各種收費從校園卡的電子錢(qián)包中通過(guò)“一卡通”系統直接劃轉到相應的財務(wù)賬戶(hù)中，大大減少了校園的現金流量，使經(jīng)辦人員挪用公款無(wú)機可乘，杜絕了收入不上交，賬外循環(huán)的“小金庫”現象，保證了創(chuàng )收經(jīng)費的及時(shí)足額上繳，實(shí)現學(xué)校財務(wù)統管。另外，各服務(wù)機構的收費行為完全透明的置于信息化系統中，有利于學(xué)校對其創(chuàng )收經(jīng)費項目和收費標準進(jìn)行監督，對不合法、不合理、未經(jīng)有關(guān)政府部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)批準的收費現象及時(shí)制止或糾正，加強收費管理，規范高校經(jīng)濟秩序，促進(jìn)黨風(fēng)廉政建設。
　　3.方便快捷的組織學(xué)校收入，創(chuàng )造網(wǎng)絡(luò )化財務(wù)營(yíng)運。“一卡通”可以使校園內種類(lèi)繁雜的收費項目通過(guò)校園卡完成，如學(xué)生學(xué)費繳交，財務(wù)處通過(guò)“一卡通”系統將學(xué)生繳費信息傳送到網(wǎng)上，由銀行代扣代繳，每天根據銀行扣款情況進(jìn)行結算；持卡人到校醫院看病，可用校園卡交納掛號費、醫藥費，學(xué)生到教材中心購買(mǎi)教材、到教務(wù)處交重修費、到圖書(shū)館檢索復印資料、參加計算機考試交納報名費等，均可通過(guò)校園卡在自助機上實(shí)現交費過(guò)程，無(wú)須使用現金，財務(wù)部門(mén)根據自助機上確認的交款金額作相應的收入核算處理，方便快捷的統管學(xué)校收入，創(chuàng )造網(wǎng)絡(luò )化財務(wù)營(yíng)運模式。
　　4.改進(jìn)財務(wù)管理方式，提高財務(wù)工作效率。校園一卡通平臺借助強大的計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)，把繁雜的財務(wù)數據交由計算機處理，使財務(wù)管理實(shí)現了從事后到實(shí)時(shí)的轉變。如現行的學(xué)生學(xué)雜費收繳雖然實(shí)行計算機管理，但是由于沒(méi)有和銀行聯(lián)網(wǎng)，導致學(xué)生繳費信息嚴重滯后，而且頻繁地通過(guò)移動(dòng)介質(zhì)傳遞財務(wù)數據，安全性不高，容易出錯，不利于學(xué)生收費管理，而借助校園卡平臺，可以很好地解決這些問(wèn)題，極大地簡(jiǎn)化了繳費流程，只要財務(wù)處向銀行發(fā)送收費信息和指令，通過(guò)認證后，銀行可以立即從銀行卡賬戶(hù)中代扣，并且實(shí)時(shí)將學(xué)生的繳費、欠費信息反饋給財務(wù)處，實(shí)現了學(xué)生繳費的實(shí)時(shí)管理，使高校財務(wù)人員從繁鎖的學(xué)費收繳工作中解脫出來(lái)，既節省人力資源，又提高收費效率。校園卡中電子錢(qián)包功能使用便捷，可輕松交納各種小額零星費用，消費時(shí)只要將卡在消費機上輕輕劃過(guò)，就完成了費用劃扣，通過(guò)消費機和網(wǎng)絡(luò )，就能夠完成交易金額的匯總，而且不收現金免去了找贖麻煩，省去了現金管理、現金結賬、上繳結算等環(huán)節，使收費部門(mén)工作強度大大減少，部門(mén)設置及人員配備也適當減少，大幅提高工作效率。
　　5.緩解了學(xué)生惡意拖欠學(xué)雜費問(wèn)題，及時(shí)收回資金。大學(xué)生欠費是目前高校財務(wù)管理面臨的嚴重問(wèn)題。隨著(zhù)近年高校擴大招生，在校生數以萬(wàn)計，難免有部分學(xué)生鉆空子，惡意欠費。通過(guò)校園卡網(wǎng)絡(luò )信息功能，可以隨時(shí)隨地掌握學(xué)生的消費情況，大致分析出學(xué)生的生活水平，從而區分貧困生與惡意欠費生，并根據貧困生的具體情況分別給予不同程度的資助。通過(guò)網(wǎng)絡(luò )，還可實(shí)現與部門(mén)的信息互動(dòng)，了解學(xué)生個(gè)人信用檔案，為貧困生辦理貸款提供審批依據。針對惡意欠費學(xué)生，控制校園卡的使用，使其不交費就無(wú)法進(jìn)行學(xué)籍注冊、成績(jì)登錄、圖書(shū)借閱和上機等活動(dòng)，通過(guò)“被動(dòng)方式”提高學(xué)生主動(dòng)性，確保學(xué)校能夠及時(shí)收回資金。
　　6.加大對后勤的財務(wù)監管力度。校園一卡通的應用，校內大部分資金的往來(lái)業(yè)務(wù)包括二級單位部門(mén)的有償服務(wù)資金收入和資金的劃撥，都通過(guò)一卡通運作。后勤服務(wù)的一大塊資金納入到學(xué)校財務(wù)處統一管理，使財務(wù)處清楚的了解到后勤各班組的經(jīng)營(yíng)情況。特別是后勤社會(huì )化改革后，由于引進(jìn)了市場(chǎng)競爭機制，某些經(jīng)營(yíng)服務(wù)工作由社會(huì )上的經(jīng)營(yíng)實(shí)體來(lái)承擔和管理，通過(guò)資金往來(lái)可以了解這些實(shí)體的經(jīng)營(yíng)情況，對收取經(jīng)營(yíng)實(shí)體資產(chǎn)占用費及國有資產(chǎn)保值、增值起到了保障作用。
　　7.財務(wù)管理方式變化，增強了學(xué)校對資金的調控能力。校園一卡通改變了校園消費的現有模式，將所有在校提供的有償服務(wù)機構的賬戶(hù)資金集中起來(lái)，另外，銀行卡中的款項圈存到校園卡中，不管個(gè)人是否消費，其資金已從個(gè)人賬戶(hù)劃轉到學(xué)校賬戶(hù)中，這些資金沉淀有利于學(xué)校周轉使用，減少籌資成本，從整體上增強了學(xué)校對資金的調控能力。
　　8.系統建設與銀行合作，獲得雙贏(yíng)。校園一卡通適用范圍在校園，其功能發(fā)揮依賴(lài)于銀行賬戶(hù)和銀行轉賬服務(wù)，其實(shí)質(zhì)是銀行卡服務(wù)功能在校園的延伸。一卡通系統由銀行直接提供給高校，不僅可從中獲得批量客戶(hù)資源，銀行卡發(fā)卡量和存款規模都會(huì )大幅增長(cháng)，且與師生相關(guān)的金融服務(wù)也可隨時(shí)辦理，給銀行帶來(lái)可觀(guān)經(jīng)濟效益，故高校數字化建設與銀行合作，既可爭取銀行提供免費軟件，節省高校投資，又可加強與銀行的密切聯(lián)系，在學(xué)校建設資金緊缺時(shí)得到支持，相對高校，銀行在信息化建設方面積累了一定的經(jīng)驗，校園一卡通建設與銀行合作，有益于規范高校財務(wù)管理。當銀行在理財方面有相應的金融產(chǎn)品時(shí)，可幫助學(xué)校合理規劃現金流，實(shí)現資金使用效益最大化。

　　四、完善一卡通在高校財務(wù)管理中的對策

　　校園一卡通是目前高校信息化管理，特別是財務(wù)管理信息化的先進(jìn)手段，是未來(lái)發(fā)展的方向。然而，在實(shí)際應用中也存在一些問(wèn)題，影響了其功能的擴展和管理效率的充分發(fā)揮，應給予重視并逐步完善。

　　1.財務(wù)管理信息與高校其他部門(mén)數字信息的格式匹配。目前，高校財務(wù)軟件功能基本上是核算，完全局限在常規的賬務(wù)處理和會(huì )計報表上，對于會(huì )計電算化數據，財務(wù)人員本身或財務(wù)部門(mén)內部終端能夠實(shí)現共享，但財務(wù)部門(mén)外部的有關(guān)人員，由于財務(wù)軟件與其他部門(mén)的信息系統沒(méi)有公共的接口，數據結構不一致，工作起來(lái)各自為政，導致學(xué)校內部各種資源分散，無(wú)法統一管理。使電算化網(wǎng)絡(luò )的最大優(yōu)點(diǎn)共享性不能有效發(fā)揮，影響了其他部門(mén)利用會(huì )計資料進(jìn)行相關(guān)決策。
　　校園一卡通系統需要對原財務(wù)信息數據格式進(jìn)行修改，一方面是滿(mǎn)足一卡通系統數據交換的的需要，另一方面，方便與學(xué)校其他部門(mén)管理信息系統的數據交換。校園一卡通系統的建設不僅需要領(lǐng)導重視與支持，要做好需求調研分析，將各部門(mén)的管理需求和特點(diǎn)搞清楚，使軟件的開(kāi)發(fā)設計更具有針對性和實(shí)用性，且要做好系統建設的組織協(xié)調，財務(wù)、后勤、圖書(shū)管理等部門(mén)要密切配合。
　　2.一卡通系統的功能擴展。目前，“校園一卡通”在許多學(xué)校的應用僅停留在教職工和學(xué)生就餐、上機、圖書(shū)借閱、醫療、體育、娛樂(lè )、選課、學(xué)籍注冊等方面，其他擴展功能尚未得到開(kāi)發(fā)，如領(lǐng)取物資、考勤、郵局、門(mén)禁、乘車(chē)等，另外，要加快財務(wù)管理信息化進(jìn)程，應進(jìn)一步擴展遠程教學(xué)科研等經(jīng)費實(shí)時(shí)結算、教職工津貼及補貼、學(xué)生獎助學(xué)金直接劃轉，以及實(shí)現財務(wù)成本控制，如控制學(xué)生宿舍水電節能管理和辦公成本等。只有擴展其功能，通過(guò)頻繁的規?；褂?，系統的優(yōu)越性才能真正體現，才能帶動(dòng)學(xué)校財務(wù)管理信息化管理水平的提高。
　　3.一卡通系統的運行穩定與網(wǎng)絡(luò )安全。校園一卡通每日消費流水號數以萬(wàn)計，雖然現在網(wǎng)絡(luò )技術(shù)比較成熟，但在校園一卡通的建設過(guò)程中，由于設計、財力、系統管理等因素影響，大規模的系統、分布式應用和廣泛的網(wǎng)絡(luò )接點(diǎn)，對校園一卡通系統的安全性和穩定性提出嚴峻挑戰，如計算機病毒的防治，黑客攻擊，用戶(hù)越權操作，以及服務(wù)器網(wǎng)絡(luò )通信線(xiàn)路的配置，軟硬件故障排除，加之財務(wù)人員因自身的專(zhuān)業(yè)局限性，對網(wǎng)絡(luò )和系統的知識層次還不能完全勝任系統維護和管理需要，故在網(wǎng)絡(luò )系統發(fā)生故障時(shí)，要保證有專(zhuān)業(yè)維護人員及時(shí)處理，確保一卡通系統的安全穩定運行。
　　4.一卡通系統管理的財務(wù)安全控制。使用一卡通加強財務(wù)管理時(shí)，要對傳統的財務(wù)內部控制做相應補充，權限設置要合理。在一卡通系統管理人員選擇上，要派思想素質(zhì)好和責任心強、工作細致認真的員工，對校園卡數據系統的管理人員分工要明確，與安全管理有關(guān)的崗位，用人要積極穩妥，要實(shí)行定期輪換制，加強定期輪流培訓，使安全管理責任落到實(shí)處。同時(shí)財務(wù)部門(mén)要制定相應的校園卡管理制度，如《校園卡管理水電費制度》、《校園卡收費管理制度》和《校園卡管理經(jīng)費結算制度》等。
　　5.圈存資金的管理使用。圈存資金就是一卡通持卡人通過(guò)指定的圈存方式，將現金和存款轉移并歸集到一卡通結算賬戶(hù)內，用于進(jìn)行一卡通消費與結算的資金。本系統采用的是先充值后消費的形式，因此形成一筆數目龐大的校園卡圈存資金。校園卡的圈存資金主要源自高校教職工和學(xué)生，因此，有必要成立一個(gè)由高校選派代表組成的資金管理小組，定期對圈存資金的來(lái)源情況，使用情況進(jìn)行檢查；對大筆資金的使用進(jìn)行討論審批，并進(jìn)行使用情況跟蹤、調查。銀行應配合學(xué)校監管圈存資金的使用，圈存資金的開(kāi)戶(hù)銀行應協(xié)助高校監管資金的劃撥和支出，資金需專(zhuān)款專(zhuān)用，資金管理小組工作時(shí)應向開(kāi)戶(hù)銀行出具校方委托函，明確賬戶(hù)內的資金劃出審批權限，限額和對方賬戶(hù)名單。另外，應定期聘請會(huì )計師事務(wù)所對圈存資金的使用和結算情況進(jìn)行專(zhuān)項審計，對經(jīng)營(yíng)財務(wù)情況進(jìn)行審計，并出具審計報告。

　　校園一卡通對理順高校財務(wù)關(guān)系，強化財務(wù)管理，實(shí)現高校財務(wù)管理信息化所提供的支持是不言而喻的。校園一卡通規范化的管理，優(yōu)質(zhì)化的服務(wù)，推進(jìn)高校財務(wù)管理系統逐步完善，從而使高校財務(wù)管理水平跨上新臺階。