銀校一卡通中的一些會(huì )計問(wèn)題研究

文章出處：http://psychicreadingswithdeb.com 作者：李曉宇   人氣： 發(fā)表時(shí)間：2011年11月23日

    1 引 言

    由于與銀行聯(lián)網(wǎng)的一卡通系統取代了單位管理和職工、學(xué)生生活中所使用的各種個(gè)人證件和現金支付手段。使得銀行、商戶(hù)、卡戶(hù)、學(xué)校各方實(shí)現了多贏(yíng)：銀行吸納了資金。商戶(hù)保證了資金安全。學(xué)校改善了辦學(xué)條件且節約了投入；學(xué)生既可以在單位內外銀行網(wǎng)點(diǎn)實(shí)現圈存、圈提、取現，又可以在指定商戶(hù)消費等。方便了生活。但同時(shí)也產(chǎn)生了很多問(wèn)題，如銀校一卡通系統中的會(huì )計主體模糊、財務(wù)數據不共享等。如果能作進(jìn)一步的數據挖掘。使系統內在的各項數據盡可能達到資源共享。如設計一卡通系統與成本系統的接口、與人力資源系統的接口、與后勤管理系統的接口以及與財務(wù)系統的接口等。則不僅可以避免一些數據的重復和沖突，亦可達到真正利用一卡通系統的目的，使一卡通真正一卡通用口。本文就銀校一卡通系統中的會(huì )計主體選擇、財務(wù)數據接口方法進(jìn)行了探討。設計了自動(dòng)轉賬系統以實(shí)現之，并就自動(dòng)轉賬系統中的E-R圖、文件設計、處理過(guò)程給出了實(shí)現方法。 

    2 銀校一卡通系統中的會(huì )計主體選擇

    根據制度規定。凡是涉及資金運動(dòng)的業(yè)務(wù)。必須進(jìn)行相關(guān)的賬務(wù)處理：因此，當銀校一卡通系統發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務(wù)時(shí)，必須做相關(guān)的賬務(wù)處理。但其會(huì )計主體卻難以選擇：銀行有自己的系統，和銀校一卡通系統對賬，僅僅遵從慣例，為了確保圈存、圈提、取現等資金數據正確；卡戶(hù)的信息不僅僅存儲于一卡通服務(wù)器，在自己的卡上也有相關(guān)的信息；商戶(hù)自己每天也在各自的POSE機終端記錄發(fā)生額。

    那么，一卡通系統為誰(shuí)記賬呢? 

    其實(shí)，一卡通系統是個(gè)虛擬系統，其中流動(dòng)的是虛擬的電子貨幣。乃一不折不扣的虛擬企業(yè)，對上述各方進(jìn)行協(xié)調、管理、服務(wù)。因此。銀校一卡通系統的會(huì )計主體即為此虛擬的單位。

    3 銀校一卡通系統與會(huì )計核算系統的數據接口設計

    由于一卡通系統以卡戶(hù)、商戶(hù)和銀行為主要數據處理對象，而會(huì )計核算卻以會(huì )計科目為處理對象。所以二者間存在數據的不一致。為了達到記賬的目的，就必須將一卡通系統的數據轉化為會(huì )計核算系統能夠識別的形式。再傳遞到會(huì )計核算系統中。此即一卡通系統的會(huì )計核算數據接口。

    3．1銀校一卡通系統的E-R圖

    銀校一卡通系統的具體業(yè)務(wù)處理表述如下：

    (1)新生報到時(shí)，由一卡通部注冊發(fā)卡； 
    (2)學(xué)生持卡到指定銀行開(kāi)戶(hù)，圈存； 
    (3)學(xué)生持卡到各商戶(hù)進(jìn)行消費； 
    (4)POSE機終端將卡戶(hù)消費信息傳遞到一卡通系統中： 
    (5)銀行、商戶(hù)、卡戶(hù)每天和一卡通部進(jìn)行對賬，確認是否有數據失敗或存在未達賬項： 
    (6)更新商戶(hù)、卡戶(hù)信息，如掛失、凍結、沖賬等； 
    (7)產(chǎn)生商戶(hù)、卡戶(hù)、銀行各項輸出； 
    (8)定期做數據備份； 
    (9)一卡通在當天對賬完畢，需要將業(yè)務(wù)按科目進(jìn)行歸集，并生成轉賬憑證，將業(yè)務(wù)傳遞到賬務(wù)系統中。 
    (10)作憑證審核，數據作為正式資料進(jìn)入財務(wù)系統。

    上述一卡通系統與賬務(wù)系統接口的E-R圖如圖1所示。 

圖1 E-R圖

    3．2 自動(dòng)轉賬分錄的定義

    上述流程中，每次處理此類(lèi)業(yè)務(wù)時(shí)。一卡通系統通過(guò)查詢(xún)自動(dòng)轉賬分錄調出會(huì )計科目、借貸方向和摘要，并根據自動(dòng)轉賬分錄文件的調用模塊、會(huì )計科目數、借貸方向確定科目和方向，根據計算公式確定數據來(lái)源，生成機制轉賬憑證，存入憑證暫存文件。如何設計金額計算公式是自動(dòng)轉賬的關(guān)鍵。

    主要涉及的文件有： 

    (1)自動(dòng)轉賬分錄文件?？梢栽谫~務(wù)處理系統中設立專(zhuān)門(mén)文件存放自動(dòng)轉賬分錄，簡(jiǎn)稱(chēng)自動(dòng)轉賬分錄文件。該文件(ywm.dbf)的結構如下：HEADING(科目號，由初始化時(shí)設定，編碼同賬務(wù)處理)、MARK1(調用模塊，標志該業(yè)務(wù)調用模塊，其調用模塊的代號可在系統初始化中規定)、MARK2(會(huì )計科目數，標志本筆業(yè)務(wù)在進(jìn)行復式記賬時(shí)所涉及會(huì )計科目的個(gè)數，可在系統中規定其編碼)、MARK3(借貸方向，標志該科目的借貸方向)、SUMMARY(摘要)、FORMULA(計算公式，描述金額的產(chǎn)生方法)、DATE(日期，最后一次用于編制機制憑證的日期)、RELA (分錄屬性，相關(guān)分錄或獨立分錄)、NUMBER(次序。產(chǎn)生機制憑證的優(yōu)先次序)。

    (2)科目余額庫(Kmfile．dbf)。包括科目字典文件和科目余額文件。根據關(guān)系規范化原則圓，其結構如下：科目號、科目名、借貸標志、賬戶(hù)類(lèi)別、年初余額、借方發(fā)生額累計、貸方發(fā)生額累計、借方數量累計、貸方數量累計、借方外幣累計、貸方外幣累計、借貸標志等數據項。合并后的文件內容簡(jiǎn)單舉例如表1所示。

    文件中的項目說(shuō)明如下：

    ①一個(gè)科目為一條記錄；以科目號為索引關(guān)鍵字。 
    ②“賬戶(hù)類(lèi)別”項目反映該賬戶(hù)所屬的明細賬戶(hù)格式。
 

    ③具體記錄。

    見(jiàn)財政部頒布的會(huì )計科目表。

    以上文件的內容必須提前定義。

    (3)憑證庫。用于存儲變動(dòng)數據的文件。是3個(gè)庫結構相同的文件一臨時(shí)憑證文件JZPZ0．DBF)、記賬憑證文件(JZPZ1．DBF)和備份憑證文件{JZPZ2．DBF)。根據關(guān)系規范化原則。每個(gè)憑證庫文件又分解為如下兩個(gè)文件：憑證號文件(日期、憑證號、摘要、附件、錄入、審核)和經(jīng)濟業(yè)務(wù)會(huì )計科目對應關(guān)系文件(憑證號、科目代碼、金額、借貸方向)。由于兩個(gè)文件存在函數傳遞依賴(lài)關(guān)系。因此。需按照“憑證號+科目代碼”建立關(guān)聯(lián)。

    憑證號文件的組織方式與經(jīng)濟業(yè)務(wù)會(huì )計科目對應關(guān)系文件的組織方式不同。憑證號文件以憑證為操作單位：而經(jīng)濟業(yè)務(wù)會(huì )計科目對應關(guān)系文件不僅按“憑證號”建立索引，還要按“科目代碼”建立索引。因為明細賬、日記賬都是某一科目所有經(jīng)濟業(yè)務(wù)的集合，當需要產(chǎn)生明細賬或日記賬時(shí)，必須根據科目字典文件、憑證號文件和經(jīng)濟業(yè)務(wù)會(huì )計科目對應關(guān)系文件等生成賬冊。

    3．3數據自動(dòng)傳遞的實(shí)現過(guò)程

    一卡通在當天對賬完畢之后．就需要將業(yè)務(wù)按科目進(jìn)行歸集，并生成轉賬憑證，將業(yè)務(wù)傳遞到賬務(wù)系統中。

    機制轉賬憑證生成的處理過(guò)程如下：

    ①分別打開(kāi)一卡通系統業(yè)務(wù)文件、自動(dòng)轉賬分錄文件、憑證號文件和經(jīng)濟業(yè)務(wù)會(huì )計科目對應關(guān)系文件。 
    ② 掃描自動(dòng)轉賬分錄文件，檢查調用模塊的值。判斷該業(yè)務(wù)調用模塊是否變化；如變化，則結束生成過(guò)程。 
    ③憑證號文件，增加一個(gè)空記錄，登記憑證日期、憑證種類(lèi)、附件張數等內容。 
    ④檢查自動(dòng)轉賬分錄文件會(huì )計科目數的值，判斷本筆業(yè)務(wù)涉及會(huì )計科目的個(gè)數是否全部完成數據采集；如會(huì )計科目數的值變化．則本筆業(yè)務(wù)數據采集完畢。重復步驟②。 
    ⑤選擇經(jīng)濟業(yè)務(wù)會(huì )計科目對應關(guān)系文件。增加一個(gè)空記錄，按照自動(dòng)轉賬分錄文件當前記錄的科目號、借貸方向的值登記本文件的科目代碼和借貸方向。 
    ⑥根據自動(dòng)轉賬分錄文件當前記錄的計算公式的值，從一卡通系統業(yè)務(wù)文件中計算本科目的發(fā)生額，再將發(fā)生額填列到經(jīng)濟業(yè)務(wù)會(huì )計科目對應關(guān)系文件的金額中。 
    ⑦ 自動(dòng)轉賬分錄文件的記錄下跳一條。 
    ⑧重復步驟④ 。在憑證生成過(guò)程中，除卻多次循環(huán)獲取會(huì )計分錄外，系統將即時(shí)獲取日期、憑證種類(lèi)、附件張數等內容。

    4 結語(yǔ)

    上述一卡通系統與賬務(wù)系統間的數據傳遞。每一個(gè)工作日結束，都需進(jìn)行一次；在進(jìn)行數據傳遞之前，首先把好“入口”，要做好輸入數據的復核工作，消除未達賬項以及錯誤賬項的影響。如此，才能真正將一卡通系統中的電子貨幣管理起來(lái)。

    (天津師范大學(xué)經(jīng)濟學(xué)院　李曉宇)