數字化在后勤服務(wù)和管理中的積極作用

文章出處：http://psychicreadingswithdeb.com 作者：陜西師范大學(xué)后勤集團 人氣： 發(fā)表時(shí)間：2008年10月14日

陜西師大非常重視數字化校園建設，在后勤服務(wù)和管理中積極推進(jìn)數字化管理和應用，廣泛采用智能化設備和計算機網(wǎng)絡(luò )，已經(jīng)建立了一套較為完善的數字化管理服務(wù)體系，并日益彰顯出在后勤服務(wù)中的積極作用。后勤集團的健康發(fā)展、成績(jì)的取得在很多方面得益于后勤數字化建設，是數字化建設圓了后勤人科學(xué)化管理的夢(mèng)。
數字化在后勤服務(wù)和管理中的應用
后勤數字化建設分為兩個(gè)方面，一是覆蓋后勤集團整個(gè)服務(wù)范圍的以公眾服務(wù)信息為主要內容的后勤集團網(wǎng)站建設；二是分行業(yè)內部管理使用的管理信息系統建設。
集團網(wǎng)絡(luò )服務(wù)平臺。該平臺內容豐富，有物業(yè)維修、供暖測溫、網(wǎng)絡(luò )會(huì )議、網(wǎng)上超市、網(wǎng)上訂餐、網(wǎng)上考試等系統，同時(shí)，也是學(xué)生和教職工對后勤服務(wù)暢談心聲的地方，深受全校師生擁護和歡迎。另外，通過(guò)把學(xué)生家長(cháng)網(wǎng)站與學(xué)生公寓管理相結合，使學(xué)生家長(cháng)通過(guò)網(wǎng)絡(luò )可以查詢(xún)子女在校的各類(lèi)學(xué)習和生活信息。
物業(yè)維修平臺。維修系統分為總值班臺、各專(zhuān)業(yè)維修接待平臺、公眾監督網(wǎng)站三部。師生可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò )報修，也可以通過(guò)電話(huà)報修。網(wǎng)絡(luò )報修電腦會(huì )自動(dòng)將信息分配給各維修點(diǎn)，電話(huà)報修信息總值班臺受理后，按業(yè)務(wù)屬性通過(guò)網(wǎng)絡(luò )調度到各維修點(diǎn)。整個(gè)進(jìn)程是完全透明，維修工作時(shí)間進(jìn)度、收費數額、用戶(hù)滿(mǎn)意度等整個(gè)置于師生和管理人員監督之下。
數字化在餐飲管理中的應用。餐飲管理系統一是規范了原材料的采購和供應過(guò)程。管理人員通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)可以查閱采供數據，將采購進(jìn)價(jià)、供應價(jià)透明化，原材料價(jià)格的調整數據都有案可稽，采購的進(jìn)出貨量，庫存品種的進(jìn)價(jià)、存量和存貨金額通過(guò)數字化平臺可以一目了然，從根本上解決了原材料采供過(guò)程的“暗箱操作”問(wèn)題。二是改變了庫存管理混亂的狀況。餐飲數字化管理系統的使用，為管理者建立了完備的原料庫臺賬，原材料統一編碼，并具備安全庫存信息警示功能，保證了庫存管理信息的準確、完整。三是實(shí)現了菜價(jià)智能監控。在管理系統中預先設定了各個(gè)餐廳的毛利率標準以及毛利率區間范圍(比如最低不能低于5％，最高不能高于30％)，餐飲系統隨時(shí)自動(dòng)報告目前各餐廳的合理萊價(jià)，同時(shí)對各個(gè)餐廳每個(gè)菜品的實(shí)際售價(jià)進(jìn)行智能診斷，通過(guò)單菜核算給管理者合理確定飯菜價(jià)格提供了參考依據。四是餐飲成本核算及時(shí)做到了日清月結。
數字化在學(xué)生公寓管理中的應用。學(xué)生公寓管理系統一是實(shí)現了公寓信息共享。各級管理者根據不同權限可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò )系統清楚地了解公寓的房間數量、床位數量、空閑床位狀況等基本情況。公寓管理者和學(xué)生管理干部都可以準確查詢(xún)某個(gè)學(xué)生所在公寓、房間和床位，學(xué)生的姓名、性別、出生年月、院系、年級、專(zhuān)業(yè)、班級、職務(wù)以及家庭所在地、家長(cháng)聯(lián)系電話(huà)等詳細情況。二是實(shí)現了床位自動(dòng)分配。只要操作人員提出待分房的學(xué)生名單和計劃分配的公寓房間號碼，點(diǎn)擊自動(dòng)分房按鍵，系統會(huì )自動(dòng)將每一個(gè)學(xué)生分配到具體床位。三是實(shí)現了智能門(mén)禁管理。利用學(xué)生飯卡來(lái)識別學(xué)生的身份，學(xué)生出入公寓時(shí)刷卡，計算機屏幕便顯示刷卡人的照片、姓名、院系、專(zhuān)業(yè)、年級，值班人員通過(guò)觀(guān)察計算機屏幕就可以識別進(jìn)入學(xué)生公寓的人員身份，準確辨別外來(lái)人員。該系統設置了報警功能，管理者根據需要可以設定報警時(shí)間，學(xué)生在設定的時(shí)間內不刷卡，系統會(huì )自動(dòng)提示。該系統還具有房態(tài)實(shí)時(shí)監控功能，楚地反映出學(xué)生最后一次出入公寓的日期和時(shí)間，以便管理者及時(shí)掌握學(xué)生的出入信息，防止意外事件的發(fā)生。四是實(shí)現了管理信息統計全面系統。該系統具有較完善的統計報表功能，如：學(xué)生信息報表、公寓信息報表、公寓人員出入報表等等。五是實(shí)現了公寓異地遠程管理。由于該系統為網(wǎng)絡(luò )版管理系統，管理者隨時(shí)可以通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)實(shí)施管理活動(dòng)，掌握公寓內的全面情況。另外，門(mén)禁刷卡器具有脫機運行功能，既便是在計算機暫時(shí)出現故障時(shí)也能使用。
數字化在人力資源與工薪管理中的應用。內部數字化管理中的核心內容是人力資源管理與工薪管理。實(shí)現了一是人力資源管理規范化。在系統中的崗位管理功能方面，設計了崗位聘任程序和崗位管理模式，明確了崗位設置、崗位職責，為各部門(mén)按需設崗、以崗定薪提供了依據。人員聘任時(shí)系統可根據崗位用人條件在人事檔案庫中進(jìn)行篩選，并提供符合條件的候選人，為決策層確定人選提供依據。二是工作業(yè)績(jì)考核公平化。員工上下班采用指紋刷卡，系統自動(dòng)記錄上下班時(shí)間，同時(shí)所有二線(xiàn)員工通過(guò)工作日志對自己當天的工作做出計劃并在下班前輸入完成情況，上一級管理人員可通過(guò)其出勤情況和工作完成情況對其當天的工作做出量化考核，考核分為A、B、c、D四個(gè)等級，每個(gè)等級均有不同的分值，通過(guò)考核結果可以客觀(guān)的反映出每位員工的工作業(yè)績(jì)，體現了考核的公平性。另外，系統還提供了工作意見(jiàn)交換功能，各級管理人員可通過(guò)工作意見(jiàn)模塊下達工作指令，無(wú)論你是在同一校區還是不同校區，均可在最短的時(shí)間內將工作意見(jiàn)傳達到當事人。三是工資計算簡(jiǎn)捷化。使用該系統的工資管理功能，不論工資模式多么復雜，工資發(fā)放變得非常便捷，每月月底財會(huì )人員只需將本單位本月的收入輸入到系統中，系統會(huì )按照事先設定好的程序自動(dòng)進(jìn)行計算，生成工資報表，集團領(lǐng)導通過(guò)網(wǎng)上辦公系統進(jìn)行審批，在很短的時(shí)間就可完成工資申報、審批、發(fā)放工作，大大提高了工作效率。
在其它管理領(lǐng)域內投入使用的系統還有：《超市管理系統》、《酒店管理系統》、《鍋爐測溫系統》、《網(wǎng)絡(luò )會(huì )議系統》、《網(wǎng)上考試系統》、《學(xué)校醫院管理系統》、《職工住房管理系統》、 《實(shí)臉室投入產(chǎn)出評估管理系統》、《校園植物資源管理系統》等。
后勤數字化建設中的主要做法
領(lǐng)導重視多方支持。高校后勤數字化建設是“一把手”工程，后勤要搞數字化建設首先離不開(kāi)學(xué)校領(lǐng)導的支持，集團領(lǐng)導也一直非常重視數字化管理的研究和應用，付出了十分艱辛的勞動(dòng)。同時(shí)，在學(xué)校計算機專(zhuān)業(yè)畢業(yè)的學(xué)生中和社會(huì )上聘任了一批專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員從事后勤管理軟件的開(kāi)發(fā)，集團投入了大量資金購置設備，全力推進(jìn)數字化管理的研究和開(kāi)發(fā)應用工作。
轉變觀(guān)念大膽實(shí)踐。各部門(mén)按照集團的統一要求全面使用數字化系統，部門(mén)經(jīng)理以上人員上崗前要進(jìn)行計算機考試，考試不通過(guò)的，就不允許上崗。雖然在起步階段大家認識不統一，一些管理人員有不同程度的抵觸情緒，甚至個(gè)別人公開(kāi)反對，但是，集團領(lǐng)導堅信數字化建設一定要搞，也一定能夠成功。通過(guò)一些配套激勵政策，逐步轉變了各級人員對數字化建設的看法。實(shí)踐證明，這一步走對了。
嚴格要求全員參與。集團要求所有二線(xiàn)人員每天的工作信息必須在規定的時(shí)間內輸入到系統中，這一要求也迫使全體管理者努力學(xué)習新技術(shù)，接受新知識，后勤集團內部涌現出了學(xué)習計算機高潮。不斷提高自己、充實(shí)自己，以適應集團發(fā)展的要求，已成為每一位員工的需求。
以點(diǎn)帶面，穩步推進(jìn)。集團在數字化建設中，以核心業(yè)務(wù)為骨架，以點(diǎn)帶面，建立計算機管理系統，穩步推進(jìn)后勤數字化建設。首先選擇數字化建設容易開(kāi)展、管理人員素質(zhì)較高的部門(mén)開(kāi)始推進(jìn)，通過(guò)該部門(mén)使用數字化系統產(chǎn)生積極效果來(lái)影響其它部門(mén)。
積極探索，不斷完善?！肮芾碥浖斌w現“管理思想”，在實(shí)際運行過(guò)程中不斷吸取經(jīng)驗教訓，探索更為有效的管理途徑，不斷完善管理系統。隨著(zhù)時(shí)代的進(jìn)步和科技的不斷發(fā)展，市場(chǎng)不斷出現新的智能化設備和高科技產(chǎn)品，為進(jìn)一步發(fā)展提供了有利的條件。同時(shí)，現代化企業(yè)的新的管理模式和思想，也不斷推動(dòng)著(zhù)數字化建設步伐。只有不斷的探索和實(shí)踐，才能確保數字化系統的實(shí)用性和可靠性，使其真正成為管理的有力助手。
今后打算和努力方向
數字化信息交換平臺的完善和應用擴展問(wèn)題。目前的應用系統基于網(wǎng)絡(luò )OA實(shí)現了信息共享，但在基礎數據方面仍存在著(zhù)重復建設的問(wèn)題，建立核心數據庫信息平臺，信息交換平臺的完善將帶動(dòng)更多快捷、方便的擴展應用，這些應用系統產(chǎn)生的數據將自動(dòng)提取、匯總，真正實(shí)現基礎數據的共享。
數字化與國際標準化管理系統相結合的問(wèn)題。目前，國內部分高校已將國際標準化管理體系引入到高校后勤管理工作中，通過(guò)標準化的建立，進(jìn)一步規范服務(wù)，提高了服務(wù)質(zhì)量和水平，管理水平較以前有大幅度提高。去年，我們也將I SO9 000質(zhì)量管理體系和ISO2 2 000(HAccP)食品安全管理體系引入到管理工作中。在工作中發(fā)現，在國際標準化管理體系中大部分管理過(guò)程，需要大量的人工和使用紙質(zhì)文件來(lái)完成，每年僅運行記錄累計就達上千本，而記錄主要是認證公司在審核時(shí)使用，這無(wú)形中給管理增加了成本。數字化管理是在標準化基礎上建立的，但是和國際標準化還沒(méi)有完全結合。目前，我們正結合國標標準化管理體系運行的過(guò)程和模式，開(kāi)發(fā)數字化與國際標準化管理體系相統一的后勤管理系統，統一后勤管理服務(wù)標準。
提供自助服務(wù)的問(wèn)題。在師生需求提交后，工作人員反應還存在一個(gè)時(shí)間間隔問(wèn)題，如果將用戶(hù)自己可以獨立完成的業(yè)務(wù)，做成無(wú)人值守的自助式服務(wù)平臺，將大大縮短服務(wù)響應和完成時(shí)間，用戶(hù)可以更自由的享受服務(wù)。
加強后勤服務(wù)育人功能的問(wèn)題。集團在提供后勤服務(wù)的同時(shí)，如何教育學(xué)生樹(shù)立正確的人生觀(guān)，養成良好的生活習慣，我們擬建立一個(gè)大學(xué)生生活考評系統，用于反映學(xué)生在后勤生活方面的表現情況，為學(xué)生綜合考評提供依據。

來(lái)源：中國院校后勤信息網(wǎng)