基于一卡通平臺的高校財務(wù)信息管理流程重組

文章出處：http://psychicreadingswithdeb.com 作者：冉潔 丁慧平 張駿溫   人氣： 發(fā)表時(shí)間：2011年11月22日

    我國高等教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展對高校的管理水平提出了更高的要求，高校財務(wù)管理作為高校管理的核心部分，必須適應時(shí)代變化的要求。如何做好網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下的高校財務(wù)信息管理，也是大家當前關(guān)心的熱點(diǎn)之一。但目前絕大多數高校的財務(wù)管理存在以下困擾： 

    (1)信息孤島的存在。近年來(lái)，高校各管理部門(mén)陸續建立了各自的管理信息系統，以便實(shí)現辦公自動(dòng)化和加強各自的業(yè)務(wù)管理。財務(wù)管理作為一項重要業(yè)務(wù)，其數據來(lái)源于各個(gè)不同的職能部門(mén)。涉及高校業(yè)務(wù)中的方方面面。然而。由于高校各職能部門(mén)的應用系統功能不同、建立的時(shí)間不同。導致系統設置、數據格式和軟件使用都有很大差異。因此部門(mén)之間數據只能通過(guò)紙質(zhì)介質(zhì)或優(yōu)盤(pán)傳送，這樣就無(wú)法避免信息孤島的存在。造成了財務(wù)所需的原始信息更新不同步，數據錄入重復。信息難以共享等諸多問(wèn)題。

    (2)傳統的高校財務(wù)工作組織模式不適應信息化要求。傳統的高校財務(wù)工作組織模式是以功能活動(dòng)來(lái)劃分的層級組織模式，包括資金管理、財務(wù)控制、預算與費用、賬務(wù)、會(huì )計、內部稽核等。這種模式下，每個(gè)部門(mén)的組織結構是縱深型的。每個(gè)工作人員只對自己的上級負責。每個(gè)管理者只能在自己負責的業(yè)務(wù)層面上解決問(wèn)題。這樣的模式缺乏全局考慮，而且信息通過(guò)層層傳輸，失真和損失的可能性很大。

    對于上述存在的問(wèn)題。本文設想借助高校“一卡通”平臺和業(yè)務(wù)流程再造的基本思想，來(lái)重構高校的財務(wù)管理流程，實(shí)現高校財務(wù)信息資源的整合，從而克服上述問(wèn)題，改善財務(wù)部門(mén)的管理職能和管理效率。

1 業(yè)務(wù)流程再造(BPR)理論 

    BPR （Business Process Reengineering ）即企業(yè)流程再造，也稱(chēng)企業(yè)流程重組，由美國麻省理工學(xué)院哈默博士于1990年提出。BPR是指對關(guān)鍵流程中的活動(dòng)和信息流進(jìn)行重新審視和設計。從而達到簡(jiǎn)化流程、降低成本、提高質(zhì)量和增加柔性的目的。流程再造的理論就是要徹底打破勞動(dòng)分工的約束?？缭铰毮懿块T(mén)的條條框框，以流程為核心重建企業(yè)的運行機制和組織結構。將傳統組織中的縱向職能控制轉變?yōu)榱鞒讨懈黜椈顒?dòng)的橫向協(xié)調。目前國外許多學(xué)者對BPR在工業(yè)企業(yè)領(lǐng)域應用的討論產(chǎn)生了很大的反響．國外一些學(xué)者開(kāi)始就BPR在教育行業(yè)的應用進(jìn)行探討。目前國內對BPR在高校應用的討論還比較少，只在圖 書(shū)期刊管理、醫院管理方面有所討論，本文試圖從業(yè)務(wù)層面對高校與財務(wù)有關(guān)的業(yè)務(wù)進(jìn)行設計。

2 利用一卡通平臺來(lái)整合高校財務(wù)信息管理 

    校園一卡通是集學(xué)校綜合管理和金融服務(wù)為一體的多功能復合卡應用系統。本文從高校各部門(mén)的功能角度進(jìn)行了分析。設想通過(guò)一卡通平臺來(lái)集成各部門(mén)的財務(wù)數據。把全校的主流信息、公共數據有效地管理起來(lái)，實(shí)現全校范圍內的數據共享。從而實(shí)現整個(gè)學(xué)校的全面信息查詢(xún)和決策分析。 

圖1 一卡通網(wǎng)絡(luò )平臺示意圖

    通過(guò)一卡通這個(gè)中心數據庫平臺，使得校園內各個(gè)應用系統的財務(wù)信息實(shí)現集成，實(shí)現高校的財務(wù)信息化，同時(shí)同步地更新財務(wù)信息，將財務(wù)會(huì )計流程與全校的業(yè)務(wù)管理流程有機地融合在一起，而每個(gè)部門(mén)應用性系統程序仍然獨立運行。保持相互間的松耦合度，使得局部的變動(dòng)不至于傳遞到整體，但其他各部門(mén)可以調用和瀏覽數據。也就是說(shuō)，當業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，由業(yè)務(wù)的責任部門(mén)負責錄人信息，當信息進(jìn)人系統后，立即存儲在一卡通數據庫中的指定字段，不再需要其他個(gè)部門(mén)或其他員工再錄入一遍。這樣。所有被“授權”的人員可以共同調用相關(guān)的數據，做到實(shí)時(shí)、迅速響應變化；同時(shí)，哪個(gè)部門(mén)負責錄入，哪個(gè)部門(mén)就對其提供的數據的真實(shí)性、準確性和及時(shí)性負責。這樣所有管理人員都依據統一、實(shí)時(shí)的信息來(lái)源做出決策。避免了不同的單位或個(gè)人，由于信息所依據的來(lái)源不同而做出相互矛盾的決定，從而避免了管理決策的混亂。 

    這種設計也便于統計分析各種信息。有授權的部門(mén)既可以通過(guò)一卡通平臺查詢(xún)以某個(gè)學(xué)生為主體的繳費、選課、醫療、消費等所有與其相關(guān)的橫向信息，也可查詢(xún)以某個(gè)部門(mén)為主體的縱向信息。例如以學(xué)院為主體的繳費、醫療、消費、獎懲等信息。所有信息可進(jìn)行條件查詢(xún)或模糊查詢(xún)。并且提供圖形化的統計界面。為領(lǐng)導提供決策支持。系統結構示意如圖1，數據流程示意如圖2。

圖2 數據流程示意圖

    高校財務(wù)管理中的預算管理、資金管理、工資管理、稅收管理、票據管理等業(yè)務(wù)均涉及全校各部門(mén)，應該充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò )優(yōu)勢，對傳統財務(wù)管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行再造和重組，并嵌人控制系統，實(shí)現數據庫的統一，減少各部門(mén)在重復錄人數據過(guò)程中帶來(lái)的錯漏現象，保證各部門(mén)數據的統一性、真實(shí)性和可靠性，為財務(wù)部門(mén)提供準確的數據來(lái)源。比如，實(shí)行彈性學(xué)分制管理后，學(xué)生選課和成績(jì)與其按學(xué)分交費有直接關(guān)系。每個(gè)學(xué)生按照自己的情況決定畢業(yè)年限和修課門(mén)數。那么按照學(xué)生的選課情況計算出來(lái)的每人應交的學(xué)費就各不相同。導致財務(wù)處與教務(wù)處必須及時(shí)交換信息，使教務(wù)處的學(xué)生管理工作與財務(wù)工作密切相關(guān)。 

3 一卡通中心數據庫對各職能部門(mén)的功能分析 

3．1源數據的取得 

    學(xué)校的各個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)是數據采集的來(lái)源，通過(guò)錄入或導入原始數據．并由各業(yè)務(wù)系統處理后形成數據源。數據源遵循“誰(shuí)提供淮負責”的原則，由相應的責任部門(mén)對提供的數據進(jìn)行修改和更新，若出了問(wèn)題該部門(mén)也要承擔責任 存入一卡通中心共享數據庫的信息將采用全校統一的信息標準來(lái)沒(méi)計，數據庫的數據共享將得到解決。經(jīng)過(guò)對高校各部門(mén)的業(yè)務(wù)進(jìn)行調研，以及對應用系統間關(guān)系的跟蹤研究，各職能部門(mén)負責提供的數據如表1所示：

表1 各部門(mén)提供給一卡通平臺的數據表

3．2 數據的整合共享 

    一卡通中心數據庫向下從數據源集成數據并保持更新同步，成為各個(gè)應用系統之間的共享數據通道；向上發(fā)布經(jīng)過(guò)財務(wù)處理的數據，作為統計分析服務(wù)的數據源。財務(wù)處相當于一個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)，利用各單位提供的數據源，進(jìn)行各種財務(wù)計算和加工．處理后的財務(wù)數據傳回一卡通數據平臺，供各個(gè)單位和個(gè)人調用和查詢(xún)。 

經(jīng)財務(wù)處理后供各單位查詢(xún)的數據如表2所示。每個(gè)單位和個(gè)人可以通過(guò)各自的權限來(lái)實(shí)現寫(xiě)入和讀出中心數據庫，以不同權限打開(kāi)中心數據庫的界面也是各不相同的。

表2 經(jīng)過(guò)財務(wù)處理后供各單位查詢(xún)的數據

4 一卡通中心數據庫的權限設定 

    (1)各部門(mén)的管理業(yè)務(wù)各不相同，但并不是所有數據都需要寫(xiě)入中心數據庫中。對于有些部門(mén)特殊的業(yè)務(wù)數據，可以通過(guò)該部門(mén)的應用子系統來(lái)實(shí)現管理。
    (2)通過(guò)一卡通網(wǎng)絡(luò )把學(xué)生(教工或者臨時(shí)人員)的所有公用信息都儲存進(jìn)去，各部門(mén)可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò )修改該部門(mén)特有信息的字段，并查詢(xún)它的相應信息。每個(gè)部門(mén)負責提供一些特有信息，只有該部門(mén)有權利修改其特有信息，其他部門(mén)只能調用或查詢(xún)，并不能修改。比如學(xué)生信息只能由學(xué)生處提供，其他部門(mén)必須從一卡通平臺中學(xué)生處提供的學(xué)生基本信息中來(lái)提取，這樣就保證了各個(gè)部門(mén)間同一數據的一致性和唯一性，解決了信息的共享和同步更新的問(wèn)題。麗這些信息中最為重要的財務(wù)信息也就自然地被集成、存儲、管理和利用起來(lái)了。
    (3)對所有部門(mén)提供的數據，一卡通中心負有監督責任，各部門(mén)所能調用和查詢(xún)的數據，也由一卡通中心負責設定。每個(gè)部門(mén)需要賬號和密碼才能查詢(xún)到與自己業(yè)務(wù)有關(guān)的數據，其界面也各不相同．如有必要，可采取保密措施，防止機密信息的泄露。

    通過(guò)權限設定有效地傳輸或溝通各種信息．使財務(wù)工作者能夠有效地取得他們在執行、管理和控制業(yè)務(wù)過(guò)程中所需的信息，并能確保信息的安全性。 

5 結論及待進(jìn)一步研究的問(wèn)題 

    通過(guò)一卡通平臺把全校的管理信息系統構成一個(gè)統一體，形成了完整的學(xué)校信息管理系統，有如下好處：(1)使學(xué)校內部各環(huán)節有機地協(xié)調起來(lái)，實(shí)現數據的聯(lián)動(dòng)。使財務(wù)信息變得更加開(kāi)放，可以直接從各部門(mén)調用數據。(2膜財務(wù)工作人員從煩瑣的賬務(wù)處理工作中解脫出來(lái)，有時(shí)間作信息分析處理、預測決策等。(3)使組織更加扁平化，減少信息傳遞的層級數，避免信息失真。(4)從事后控制變?yōu)槭轮锌刂坪褪虑翱刂?，管理者可以隨時(shí)了解和掌握財務(wù)狀況，充分實(shí)現在線(xiàn)管理、及時(shí)控制、科學(xué)預測，實(shí)現決策科學(xué)化。

    盡管網(wǎng)絡(luò )系統的開(kāi)放性為信息共享提供了方便，但在信息共享的同時(shí)，也必須進(jìn)行安全方面的考慮，防止信息泄露和被盜。隨著(zhù)高校的發(fā)展，各單位的業(yè)務(wù)和相互關(guān)系是不斷變化的，隨著(zhù)高校規模擴大、管理與控制幅度增大，本文列出的數據表遠遠不足。要適應形勢的發(fā)展．一卡通平臺必須設計足夠的供拓展和改善的接口，并可以根據業(yè)務(wù)的變化來(lái)不斷調整、改善一卡通平臺中各部門(mén)的權限以及相互的制約關(guān)系。

作者簡(jiǎn)介：丁慧平，北京交通大學(xué)經(jīng)濟管理學(xué)院教授，博士生導師。
冉潔 北京交通大學(xué) 計財處    張駿溫  北京交通大學(xué) 信息中心

主要參考文獻
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