校園一卡通的資金清算與分析
文章出處：http://psychicreadingswithdeb.com 作者：羅芳 人氣： 發(fā)表時(shí)間：2011年11月24日
一、校園一卡通的資金清算模式
目前，校園一卡通的主要資金清算模式有兩種：一種是高校各二級單位有外部銀行獨立賬號而進(jìn)行的外部往來(lái)清算；另一種模式還未得到廣泛使用。另一種是高校各二級單位無(wú)獨立賬號只在高校內部銀行(一般稱(chēng)作資金清算中心)開(kāi)戶(hù)的內部往來(lái)清算。
前一種模式的資金清算主要由銀行完成，即銀行設立一卡通資金清算專(zhuān)戶(hù)，負責管理校園一卡通系統的結存資金，校園一卡通的消費資金轉入內部往來(lái)單位帳號等均由銀行負責，校園一卡通圈存的資金明細報表由銀行提供，系統錯賬也由銀行負責查找和處理，這種清算模式比較簡(jiǎn)單，大部分的清算工作均由系統自動(dòng)完成，但由于高校對這部分資金無(wú)管理權和使用權，導致高校不能發(fā)揮這部分資金的的使用效益，因此這種模式還未得到廣泛使用。
對于后一種資金清算模式，雖然外部銀行也有校園一卡通的結算賬戶(hù)，但該賬戶(hù)主要由校內結算中心負責管理。校內前一種模式的資金清算主要由銀行完成，即銀行設立一結算中心負責校園一卡通的現金充值及圈存資金的核對和入賬。對于各內部往來(lái)單位的消費資金，因各內部往來(lái)單位在外園一卡通的消費資金轉入內部往來(lái)單位賬戶(hù)等均由銀行負部銀行無(wú)獨立的清算賬戶(hù)，各二級單位只在校內結算中心開(kāi)責，校園一卡通圈存的資金明細撤表由銀行提供。系統錯賬也設結算賬戶(hù)，只能由校內結算中心手工完成轉賬，各商戶(hù)的系由銀行負責查找和處理。這種清算模式比較簡(jiǎn)單，大部分清算統消費明細報表、圈存資金明細報表及系統錯賬等均由校內結算中心負責查找和完成。這種結算模式的工作量比較大，但由于校園一卡通的資金運行過(guò)程均由校內會(huì )計部門(mén)負責監控和完成，有利于高校及時(shí)了解校岡一卡通的有關(guān)情況。同時(shí)，由于校周一卡通的結存資金由校內結算中心負責管理，這樣也有利于發(fā)揮這部分資金的使用效益。
在第二種資金清算模式下，校園一卡通的資金流轉如下圖所示：
校園一卡通資金流轉示意圖
二、校園一卡通的主要會(huì )計報表及其相互關(guān)系
以武漢理工大學(xué)目前使用的校園一卡通系統為例。校園一卡通系統內的會(huì )計報表主要有：資金清算日報表、商戶(hù)清算明細報表、商戶(hù)清算匯總報表、商戶(hù)營(yíng)業(yè)統計報表、銀行轉賬匯總報表、現金充值匯總及明細報表等。各種報表之間的相互關(guān)系是：商戶(hù)清算匯總報表、銀行轉賬匯總報表、現金充值匯總報表等均是資金清算日報表的子報表。資金清算日報表的數據來(lái)源和依據是各子報表。
資金清算日報表是各種報表的核心內容，也是系統對賬的主要依據。系統中發(fā)現的各種錯賬也是以資金清算日報表為標準進(jìn)行確認的，由于允許脫機消費，因此各商戶(hù)的當日營(yíng)業(yè)額可能與系統不符。由于系統在某一時(shí)間區間上遵循的是動(dòng)態(tài)平衡，所以對商戶(hù)的資金清算只能以資金清算日報表為依據。資金清算日報表如下所示：
表中各項目之間的對應關(guān)系分別為：持卡人賬戶(hù)貸方發(fā)生額即為當日持卡人從銀行卡自助轉入校園一卡通的轉賬發(fā)生額(即圈存額)和持卡當日在各網(wǎng)點(diǎn)存人現金到校園一卡通的發(fā)生額之和。借方發(fā)生額為持卡人當日消費發(fā)生額之和，余額在貸方，即表中第7，8兩行當日借方發(fā)生額應結轉到第2行當日貸方發(fā)生額，而第2行的借方發(fā)生額應分別結轉到第3、4、5行的貸方。“內部往來(lái)”項目用于結轉各項目余額，其項目?jì)热輿](méi)有實(shí)質(zhì)意義。“手續費收入”項目用于核算根據商戶(hù)的營(yíng)業(yè)額對各商戶(hù)提取的各種管理費等，即各商戶(hù)的清算發(fā)生額應為商戶(hù)的營(yíng)業(yè)發(fā)生額減去手續費收入之后的余額。“補助扣款”項目用于核算給校內教職工和學(xué)生發(fā)放的各種補助等。表中的本日結存金額的借方余額和貸方余額即為下一日的資金清算日報表的上日結存金額的借方余額和貸方余額。
三、校園一卡通的系統錯賬及其分析
1．現金充值長(cháng)短款情況及對賬處理。
這里主要是指系統故障造成的正常長(cháng)短款。長(cháng)款發(fā)生時(shí)，由于充值人員從前臺終端打印出的現金充值匯總表的金額總數小于實(shí)收現金的金額總數，容易使充值人員誤以為收錯了現金，此時(shí)充值人員應主動(dòng)將多收的現金一并交存外部銀行，待校園一卡通資金清算人員將從后臺系統中打印出的現金充值明細報表同充值人員從前臺終端打印出的現金充值明細清單相對照后，即可發(fā)現由于系統錯誤造成的持卡人現金并未存人校園一卡通的發(fā)生額。由后臺將未存清單提供給前臺充值人員，由前臺充值人員給持卡人未存的現金重新充值。短款發(fā)生時(shí)。因為現金充值匯總表的金額總數大于實(shí)收現金的金額總數是系統造成的，而系統對賬是以后臺為依據的，同樣，當后臺資金清算人員次日提供的現金充值明細報表與前臺充值人員打印出的現金充值明細清單相對后，即可發(fā)現有現金已存入校園一卡通而該持卡人并未交存現金的發(fā)生額，從而追回漏收的現金。
2．圈存錯賬情況及對賬處理。
由于系統線(xiàn)路等原因，持卡人在進(jìn)行轉賬圈存時(shí)會(huì )發(fā)生以下兩種特殊情況：校園一卡通已上賬而對應的銀行卡未下賬；校園一卡通未上賬而對應的銀行卡已下賬。當校園一卡通未上賬而對應的銀行已下賬的情況發(fā)生時(shí)，因銀行卡已下賬而校園一卡通未上賬，持卡人會(huì )主動(dòng)找相應的卡務(wù)中心查詢(xún)未到賬情況，校園一卡通資金清算人員不用對賬也會(huì )發(fā)現有錯賬發(fā)生。但當持卡人銀行卡未下賬而校園一卡通已上賬的情況發(fā)生時(shí)，持卡人往往不會(huì )那么自覺(jué)地將多上賬的金額主動(dòng)退到卡務(wù)中心，此時(shí)需要資金清算人員仔細對賬才能發(fā)現。
3．商戶(hù)清算錯賬情況及對賬處理。
由于系統允許脫機消費。所以在對商戶(hù)進(jìn)行清算的過(guò)程中，系統出現錯賬也是難免的。持卡人的校囝一卡通有卡余額和庫余額之分，系統允許5天平賬，所以當日的消費不一定都能反映到當日商戶(hù)的清算報表中。但當平賬處理貸方發(fā)生額中有大量不明發(fā)生額增加時(shí)，必定是商戶(hù)清算系統出現故障。此時(shí)應將商戶(hù)的營(yíng)業(yè)日報表與清算匯總報表等進(jìn)行對照，才能發(fā)現造成商戶(hù)清算資金漏統的不平金額，并將漏轉的金額轉出。
(文/武漢理工大學(xué)武漢 羅芳)
