開(kāi)展精細化管理，創(chuàng )建節約型后勤

文章出處：http://psychicreadingswithdeb.com 作者：哈爾濱工業(yè)大學(xué)后勤集團總經(jīng)理、黨委書(shū)記 人氣： 發(fā)表時(shí)間：2008年05月21日

2007年全國高校后勤工作面臨著(zhù)嚴峻的考驗，物價(jià)持續上漲、勞動(dòng)力成本增加、新《勞動(dòng)合同法》頒布等等，給國家投入本身就不足的高等學(xué)校帶來(lái)巨大的困難，尤其是如何穩定食堂價(jià)格，保證飯菜質(zhì)量，維護學(xué)校的穩定大局成為各高校工作的重點(diǎn)。

年初，哈爾濱工業(yè)大學(xué)黨委確定了“用精細化管理加強學(xué)校內涵建設，以勤儉辦學(xué)推動(dòng)學(xué)?？沙掷m發(fā)展”的指導思想，全校上下緊緊圍繞學(xué)校黨委提出的工作指導思想確定各自的工作目標，我校后勤集團積極響應，率先在學(xué)校開(kāi)展精細化管理，創(chuàng )建節約型后勤，一年來(lái)做了大量的工作，取得了實(shí)際效果，提高了后勤管理與服務(wù)的水平，得到師生的認可，為學(xué)校的發(fā)展做出了貢獻。

一、實(shí)施精細化管理，全面提高后勤管理與服務(wù)水平

精細化管理作為一種新理念和管理手段，受到人們的高度重視。由于高校后勤工作的自身特點(diǎn)，實(shí)施精細化管理，對全面提高后勤管理與服務(wù)水平起著(zhù)重要的作用。我校后勤集團從2006年開(kāi)始在全集團開(kāi)展精細化管理與服務(wù)，取得了很好的效果。

（一）以制度建設夯實(shí)管理規范

后勤集團在標準化管理與服務(wù)的基礎上，按照精細化管理的要求修訂標準化作業(yè)指導書(shū)，編寫(xiě)了十三萬(wàn)字的《精細化管理與服務(wù)員工手冊》。內容涵蓋目標要求、工作守則、工作規范、工作要點(diǎn)、注意事項、服務(wù)禮儀、工作須知、服務(wù)禁忌、文明用語(yǔ)、常見(jiàn)問(wèn)題的提示、安全工作注意事項等十幾個(gè)方面。100%的集團員工進(jìn)行了培訓，在培訓中號召全體員工在精細化管理中要做到：365天天天抓落實(shí)，保證服務(wù)質(zhì)量不降低；365天天天做好每一件事，堅持標準不走樣。

（二）以基礎建設夯實(shí)管理根基

后勤工作包括水、電、暖、公用房、家屬住宅等，存在大量的數據信息，如果哪個(gè)信息不清楚都會(huì )給服務(wù)工作帶來(lái)困難，因此后勤集團十分重視加強基礎數據信息的建設。從全校地下水、電、暖的管網(wǎng)信息的整理繪制，到公用房和家屬住宅各樓的暖氣跑風(fēng)位置，以及7000余戶(hù)的聯(lián)系方式；從供暖的每天的天氣溫度紀錄，到每日耗煤量與往年相比的數據信息（為看天供暖提供信息）；從進(jìn)餐人數和消費情況的統計，到主副食原材料投量、花色品種和菜價(jià)的確定；從供應商的產(chǎn)品信息，到物資采購監控數據信息的建立等等，都做到了數據翔實(shí)，管理精細。

（三）以閉環(huán)管理實(shí)現最優(yōu)控制

閉環(huán)管理是實(shí)現管理目標的一個(gè)重要手段，后勤集團通過(guò)與各單位簽訂《目標責任書(shū)》，建立了量化考核機制。制定了《精細化管理檢查評分細則》，監督落實(shí)精細化管理。聘請學(xué)生監察員進(jìn)行服務(wù)質(zhì)量的監察，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)整改。從而實(shí)現了服務(wù)質(zhì)量隨時(shí)監控，服務(wù)水平不斷提高。

（四）以主動(dòng)服務(wù)贏(yíng)得師生信任

通過(guò)開(kāi)展精細化管理，統一了思想認識，由過(guò)去的你要我做，變?yōu)槲乙?，改變了被?dòng)狀態(tài)，實(shí)現了主動(dòng)為學(xué)校和師生服務(wù)，后勤集團服務(wù)滿(mǎn)意度由2006年的86.6%，上升到2007年的95.94%。

一是服務(wù)于學(xué)校大局，不等不靠。為滿(mǎn)足學(xué)校重大接待任務(wù)，集團自籌資金700萬(wàn)元對西苑賓館進(jìn)行裝修改造，為圓滿(mǎn)完成本科教學(xué)評估、總參將軍學(xué)習班、哈工大與中國航天等一系列重大接待任務(wù)提供了硬件保證。自籌資金100余萬(wàn)元，對海燕酒店進(jìn)行了部分裝修改造，使得海燕酒店今年榮獲了“黑龍江省政府黨政機關(guān)出差定點(diǎn)飯店”和三星級酒店。自籌資金在二校區開(kāi)辦幼兒園，解決二校區教職工子女入園難的問(wèn)題。

二是將“以服務(wù)對象為本”的理念貫穿到各項工作中去。開(kāi)展精細化管理以來(lái)，用心服務(wù)的職業(yè)習慣正逐步養成。學(xué)生公寓為畢業(yè)生提供免費紙箱、蛇皮袋、膠帶等用品，并開(kāi)通了夜晚叫醒服務(wù)，避免同學(xué)們因睡過(guò)頭而耽誤旅程。當教師剛下課，一盆洗手的溫水已經(jīng)為教師準備好，讓教師們感到服務(wù)的溫馨，等等。目前，后勤集團上下形成了主動(dòng)找問(wèn)題，主動(dòng)解決問(wèn)題，注重實(shí)際效果，落實(shí)精細化管理的良好風(fēng)氣。

三是搭建與服務(wù)對象的溝通平臺，虛心聽(tīng)取師生員工的意見(jiàn)和建議，不斷改進(jìn)工作，做好服務(wù)。后勤集團開(kāi)通后勤服務(wù)一線(xiàn)通“59188591”電話(huà)、總經(jīng)理信箱等，及時(shí)回復并解決服務(wù)問(wèn)題，得到了師生的贊揚。



二、開(kāi)展崗位練兵，全面提高后勤服務(wù)質(zhì)量

為深入、扎實(shí)地開(kāi)展精細化管理工作，后勤集團在2007年開(kāi)展了以“練技能、學(xué)管理、比業(yè)績(jì)、做貢獻”為主題的崗位練兵活動(dòng)。旨在通過(guò)崗位練兵練就過(guò)硬本領(lǐng)，以精湛、嫻熟的技能服務(wù)于廣大師生，不斷提高后勤集團服務(wù)質(zhì)量。

（一）全員參與，全員提高

后勤集團所屬單位都召開(kāi)了動(dòng)員大會(huì )，結合集團要求提出了活動(dòng)口號，如“領(lǐng)導帶頭、全員參與、集體練兵、整體提高”，“人人參加練兵，人人受到教育，人人得到提高”等。廣大集團員工的積極性空前高漲，崗位成了員工的比武場(chǎng)，大家結合自己的日常工作，開(kāi)展豐富多彩的練兵活動(dòng)，形成了人人參與，比學(xué)趕幫的練兵熱潮。

（二）注重策劃，務(wù)求實(shí)效

為使崗位練兵取得實(shí)際效果，各單位都認真策劃了活動(dòng)方案，制定了練兵活動(dòng)推進(jìn)表，落實(shí)了責任人。崗位練兵一是做到了100%參加培訓；二是標準化作業(yè)指導書(shū)和精細化管理手冊在活動(dòng)中得到較好的落實(shí)；三是將節約和安全工作納入其中，進(jìn)行全方位訓練；四是通過(guò)練兵整體服務(wù)技能有明顯提高，涌現出一些出類(lèi)拔萃的技術(shù)能手和業(yè)務(wù)尖子。在技能展示大會(huì )上，公寓中心的服務(wù)員展示了看學(xué)生照片就能100%辨識，準確說(shuō)出學(xué)生姓名、所在學(xué)院、房間號等信息；郵政部員工可以在任意說(shuō)出郵寄重量和地址后，立即準確答出所需費用，并且還能對各地郵編張口即答；住宅部的員工可以在隨意說(shuō)出某位老師姓名的情況下，立即回答出所在單位，家庭門(mén)牌號和聯(lián)系電話(huà)；在觀(guān)看廚藝展示時(shí)，在場(chǎng)觀(guān)眾更為一塊面抻出4600根細如發(fā)絲的絕活所贊嘆，也為拋餅薄如蟬翼，附在報紙上字跡清晰可辨的高超技藝所折服。

（三）發(fā)明創(chuàng )造，才智體現

在崗位練兵展示會(huì )上，4個(gè)單位向大家展示了實(shí)用勞動(dòng)工具和科技小發(fā)明等成果50余項。其中既有方便工作的節能燈高空安裝器、多功能手動(dòng)鉆具、割玻璃規尺、門(mén)楣擦等工具，又有撒水車(chē)過(guò)濾器等保護設備的工具。這些工具既節省人力、物力、又確保工作高質(zhì)、高效。還有一些層次比較高的發(fā)明，如動(dòng)力維修中心自行研發(fā)的LED聲控照明燈、控制柜防盜報警器、光控路燈裝置等設備，具有較強的實(shí)用功能，在校區內將陸續推廣。



三、以人為本，厲行節約，建設節約型后勤

在管理中后勤集團抓住資金資源、資產(chǎn)資源和人力資源三個(gè)管理要素，采取了一系列措施，取得了明顯成效。

（一）實(shí)行財務(wù)剛性預算，抓好宏觀(guān)控制

為了有效地控制成本，后勤集團實(shí)行了嚴格的財務(wù)預算審查制度，一是對每一項支出都進(jìn)行嚴格的審查，不合理的堅決取消；二是對辦公設備預先進(jìn)行市場(chǎng)調研，避免雖然是合理支出但預算虛高；三是對各單位定出高標準的經(jīng)濟指標；四是實(shí)行財務(wù)剛性預算，嚴禁突破。在這樣一個(gè)預算制度下，各單位每月進(jìn)行一次預算執行情況匯報，嚴格控制成本，學(xué)會(huì )了精打細算。

（二）開(kāi)發(fā)資產(chǎn)資源，促進(jìn)資源效益最大化

后勤集團將所有能夠利用的資產(chǎn)資源挖掘出來(lái)，通過(guò)市場(chǎng)調研，對資源進(jìn)行分類(lèi)，統一規劃，提高了資源的利用率，獲得最大的經(jīng)濟效益。

（三）合理設崗，充分發(fā)揮人力資源的效益。

后勤集團推行扁平化管理，減少管理層次，開(kāi)展了崗位設置和薪酬改革，合理設置崗位，明確崗位職責，鼓勵“一人多崗滿(mǎn)量”，減少冗余人員，從而降低了服務(wù)成本，提升了人力資源效益。

（四）厲行節約，向節約要效益

后勤集團出臺了一系列管理措施控制運行成本，節約經(jīng)費支出。先后出臺了《固定資產(chǎn)和低值設備購置管理暫行辦法》、《關(guān)于招待費管理問(wèn)題的補充規定》、《關(guān)于機動(dòng)車(chē)輛保險服務(wù)實(shí)行團購的通知》等規定，發(fā)出厲行節約倡議書(shū)，總結出14條節約措施，涵蓋了辦公用品、設備改造、節油節電節水、低值易耗品和零件的修舊利廢、車(chē)輛使用油耗和維修控制、差旅費和招待費控制、通訊支出控制等所有方面，這些措施大大地節約了成本，減少了浪費。2007年與2006年相比，5種低值易耗品的統一招標采購，年節約經(jīng)費5萬(wàn)元，汽車(chē)團購保險年節約10萬(wàn)元，招待費減少28.9%，差旅費減少34.05%。



四、采取有效措施，穩定食堂價(jià)格，保證飯菜質(zhì)量

2007年物價(jià)比2006年同期大幅度上漲，我校食堂的采購成本07年比06年增加6.1%，同時(shí)07年勞動(dòng)力價(jià)格也大幅度上漲，給學(xué)校飲食工作帶來(lái)巨大的壓力和困難。后勤集團反復開(kāi)會(huì )，研究對策，應對物價(jià)上漲，維護學(xué)校的穩定。

（一）積極溝通：召開(kāi)學(xué)生總會(huì )、研究生總會(huì )對話(huà)會(huì )，參加學(xué)生“爭鳴論壇”，與學(xué)生面對面進(jìn)行交流。針對學(xué)生提出的意見(jiàn)和建議，積極改進(jìn)食堂工作，提高服務(wù)質(zhì)量。

（二）想方設法降低采購成本：在采購方面采取了分析市場(chǎng)趨勢，通過(guò)競價(jià)談判、價(jià)格簽約、囤貨儲備等措施，降低了采購成本，緩解了物價(jià)上漲的壓力。

（三）采取措施降低運行成本：在內部改革上，對各個(gè)環(huán)節進(jìn)行認真分析，采取有效措施。一方面在物流管理方面，變分散管理為集中管理，合并庫房16個(gè)，減少冗余人員，降低庫存資金的占用，加快了商品周轉。另一方面，在投料數量、菜品出成率管理方面，設計了統一的管理軟件，將改變隨個(gè)人習慣而操作產(chǎn)生的質(zhì)量不穩定和出菜率不一致的問(wèn)題，大大降低了損耗。同時(shí)，積極開(kāi)發(fā)花色品種，開(kāi)展了拿手菜、招牌菜、特色菜申報活動(dòng)，完成標準菜譜樣本設計，編制標準菜譜500余種。



五、落實(shí)《勞動(dòng)合同法》，規范勞動(dòng)用工

《 勞動(dòng)合同法》的頒布，是全面落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀(guān)、構建社會(huì )主義和諧社會(huì )的重大舉措，也是保障民生問(wèn)題的重要法律。但該法頒布后，在全國范圍內也引發(fā)了諸多爭論和風(fēng)波，引起了社會(huì )各界廣泛關(guān)注。如何積極應對《勞動(dòng)合同法》的實(shí)施，規避用工風(fēng)險，也是我們高校后勤面臨的重要課題。下面將我們學(xué)校后勤用工的有關(guān)情況和一些初步想法與大家共同交流。

（一）基本情況

我校后勤集團現有員工總數為2732人（不含集體所有制企業(yè)663人）。其中：

學(xué)校在編員工518人；全民合同制員工121人；集體所有制進(jìn)校服務(wù)員工64人（代管集體所有制企業(yè)663人除外）；其他聘用員工2029人。

（二）社會(huì )保險及最低工資標準執行情況

后勤集團聘用員工2029人中，未投保人數為1800人，占聘用員工人數的89%；有350人的工資標準未達到哈爾濱市最低工資標準線(xiàn)。

根據《勞動(dòng)合同法》的規定，將社會(huì )保險列為勞動(dòng)合同條款，并規定工資不得低于當地規定的最低工資標準。經(jīng)測算，每年后勤集團需多增加社會(huì )保險支出782萬(wàn)元（尚不含住房公積金）；另外，350人未達到哈市最低工資標準650元的，每年后勤集團需多增加最低工資補差近130萬(wàn)元。兩項合計，每年需多增加支出912萬(wàn)元。

（三）實(shí)行《勞動(dòng)合同法》后給我們帶來(lái)新的問(wèn)題

實(shí)行《勞動(dòng)合同法》后主要給我們帶來(lái)兩大核心問(wèn)題：一是用工成本將大大增加；二是用工機制的活力將被大大降低。

在用工成本方面，嚴格按照法律法規執行，如上所述，社會(huì )保險每年增加782萬(wàn)元，最低工資補差每年增加130萬(wàn)元，另外，還需支付大量的加班費，我們有近1100人的崗位，每天工作超時(shí)在4小時(shí)以上，并且基本沒(méi)有休息日，經(jīng)粗略測算，嚴格執行加班工資，每年需增加支付加班費1800萬(wàn)元。

社會(huì )保險（尚不含住房公積金）、最低工資補差和加班工資三項加起來(lái)每年需要多支付用工成本至少2700萬(wàn)元。另外，解除合同和終止合同也還需要支付一定的經(jīng)濟補償金，可見(jiàn)用工成本大大增加。

當然，以上所增加的用工成本，按照過(guò)去規定也是需要支付的，但實(shí)際上，各用工單位并未嚴格按照規定執行，尤其我們東北等欠發(fā)達地區更是普遍現象，實(shí)行《勞動(dòng)合同法》后，這些將是不可回避的問(wèn)題。

在用工機制方面，一是《勞動(dòng)合同法》明確規定，連續工作滿(mǎn)十年或連續簽訂兩次固定期限勞動(dòng)合同續簽勞動(dòng)合同的，要續簽為無(wú)固定期限勞動(dòng)合同；二是今后不可隨意辭退或解除員工勞動(dòng)關(guān)系，這些規定，都將使用工單位的用工活力大大降低。

（四）我們的做法

《勞動(dòng)合同法》自07年頒布以后，我校后勤集團就在研究如何執行這部法律，參加了多次全國的研討會(huì )，自身也組織了多次研討，在貫徹《勞動(dòng)合同法》上，我們主要做了如下一些工作。

一是組織學(xué)習、研討、領(lǐng)會(huì )《勞動(dòng)合同法》，使各級干部對《勞動(dòng)合同法》有足夠的認識，增強法律意識。

二是對后勤集團的所有聘用人員進(jìn)行摸底調查，整頓隊伍。

三是在08年1月底之前對所有聘用人員進(jìn)行重新簽訂勞動(dòng)合同。為了規避因加班工資方面引起的勞動(dòng)糾紛，我們在簽訂勞動(dòng)合同時(shí)，對合同中約定的工資做了適當下調，高出部分適當列為加班工資。



六、做好高校后勤工作的建議

當前高校后勤工作面臨兩大困難，一是物價(jià)上漲對食堂的壓力；二是落實(shí)《勞動(dòng)合同法》增加的用工成本。因此，建議國家增加對高校的經(jīng)費投入，或出臺相應的政策，以解決高校后勤工作的困難。

（一）建立伙食專(zhuān)項補貼基金，對高校食堂進(jìn)行補貼，或出臺相應的保護措施，穩定食堂的價(jià)格。

（二）國家或政府應撥付專(zhuān)項資金，保證《勞動(dòng)合同法》的順利實(shí)施。

（三）建議各地勞動(dòng)部門(mén)制定適合高校后勤特點(diǎn)的相關(guān)政策。

哈爾濱市實(shí)行了靈活就業(yè)人員的社會(huì )保險辦法，在繳納比例上有很大的優(yōu)惠。如果高校用工能夠享受類(lèi)似政策，保險費的支出將會(huì )減少很多。另外，在用工工時(shí)制上，有些崗位應允許實(shí)行不定時(shí)工時(shí)制或綜合工時(shí)制。



七、結束語(yǔ)

高校后勤工作有其特殊性，近十年的高校后勤社會(huì )化改革走到了艱難時(shí)期，如何走出困境，需要高校后勤人共同努力，在實(shí)踐中不斷探索，為我國高等教育的發(fā)展貢獻力量。